Artikel 1: Doelstelling
ORTHOPEDIE VAN PARYS hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar klanten.
Via deze privacyverklaring wenst ORTHOPEDIE VAN PARYS haar klanten zo volledig mogelijk te informeren over de manier waarop de persoonsgegevens en gezondheidsgegevens van klanten worden verwerkt en hoe u als klant controle kan uitoefenen op deze verwerking.
Deze privacyverklaring is opgesteld in uitvoering van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (algemene verordening gegevensbescherming).
Artikel 2: Definities
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
- Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
- Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is
- Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens
- Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
- Bewerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd is om persoonsgegevens te
- Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden
- Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te
- Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens
- Gegevens over gezondheid of medische persoonsgegevens: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over zijn gezondheidstoestand wordt gegeven.
- Klant: De natuurlijke persoon die opdracht geeft tot het maken of herstellen van orthopedische schoenen en/of steunzolen, al dan niet op eigen verzoek.
- AVG (ook gekend als GDPR): Algemene verordening gegevensbescherming .Verordening (EU) 2016/679 van en Europees Parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die
- R.P.: De wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt.
Artikel 3: Toepassingsgebied
Deze privacyverklaring is van toepassing op de al dan niet geautomatiseerde verwerking van alle (medische) persoonsgegevens van en beheerd door ORTHOPEDIE VAN PARYS.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle medewerkers/personeelsleden die verbonden zijn aan ORTHOPEDIE VAN PARYS.
Onverminderd de wettelijke bepalingen verbindt ORTHOPEDIE VAN PARYS, elke medewerker/ personeelslid zich ertoe het medisch beroepsgeheim te eerbiedigen en de grootste discretie te bewaren met betrekking tot alle informatie die verzameld wordt, ongeacht of het al dan niet om strikt medische gegevens gaat.
Artikel 4: Doel van de verwerking
De registratie en de verwerking van de (medische) persoonsgegevens van de klanten hebben betrekking op :
- Klantenzorg: het maken of herstellen van orthopedische schoenen en/of steunzolen in opdracht van de klant.
- Klantenregistratie: Het registreren van medische gegevens van klanten voor beheersdoeleinden.
- Klantenadministratie: Het inplannen van afspraken en het opvolgen van de behandeling van klanten met het oog op facturatie alsook de verwerking van basis administratieve gegevens van de klant (huisarts, adres,…).
In geen geval worden andere persoonsgegevens verwerkt dan deze noodzakelijk in het kader van bovenstaande doeleinden.
De (medische) persoonsgegevens worden niet gebruikt voor een uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering.
Artikel 5: Aangewezen verantwoordelijkheden
ORTHOPEDIE VAN PARYS, met hoofdzetel te 8870 Izegem, Heibrugstraat 11, is Verwerkingsverantwoordelijke, en wordt vertegenwoordigd door de zaakvoerder Dimitri Van Parys.
Artikel 6: Interne verwerking van de klantenbestanden.
In ORTHOPEDIE VAN PARYS gebeurt de interne raadpleging en verwerking van (medische) persoonsgegevens door de volgende bewerkers, binnen het kader van de door hun uit te voeren taken en beperkt tot die gegevens die absoluut nodig zijn voor de uitvoering ervan:
- De zaakvoerder en de medewerkers/personeelsleden: de verwerking van (medische) persoonsgegevens in het kader van de vervaardiging van orthopedische schoenen en steunzolen.
- De zaakvoerder en de medewerkers/personeelsleden van de ondersteunende diensten, zoals boekhouding en klantinschrijvingen: de verwerking van de gegevens die specifiek betrekking hebben op deze
Iedere bewerker van medische persoonsgegevens heeft de plicht om de persoonsgegevens eerlijk en rechtmatig te verwerken en dient zich bovendien te houden aan het beroepsgeheim, de discretieplicht en aan de bepalingen van deze privacyverklaring.
De (medische) persoonsgegevens worden uitsluitend onder toezicht en de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg verwerkt.
Artikel 7: Inzage door medewerkers in uw klantendossier binnen ORTHOPEDIE VAN PARYS
De medewerkers/personeelsleden werkzaam binnen ORTHOPEDIE VAN PARYS kunnen het klantendossier inkijken, enkel op voorwaarde dat ze direct betrokken zijn bij de opdracht voor de betrokken en zolang deze betrokkenheid duurt. De administratieve medewerkers hebben toegang tot een deel van uw dossier voor de administratieve verwerking. Elk van deze personen is strikt gebonden aan het beroepsgeheim en/of de discretieplicht.
Artikel 8: Externe verstrekking van gegevens uit klantenbestanden
Overeenkomstig artikel 9 van de AVG zijn volgende categorieën van personen of instanties gerechtigd tot het verkrijgen van gegevens uit klantenbestanden:
- De betrokken klant of hun vertegenwoordigers binnen de grenzen van wat is bepaald binnen de Wet betreffende de Rechten van de Klant (W.R.P.).
- De behandelende arts.
- Verzekeringsinstellingen voor zover opgelegd door of krachtens de wet of met toestemming van de klant.
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van de
- Rijksinstituut voor Ziekte en Invaliditeitsverzekering voor zover toegestaan bij nationale of Europese wet of met toepassing van de
- Overheidsinstanties die door een overheidsbeslissing daartoe gemachtigd
- Andere instanties voor zover opgelegd door of krachtens de wet of met toestemming van de klant.
- Externe verwerkers waarop ORTHOPEDIE VAN PARYS een beroep doet voor de verwerking van
In geen geval worden (medische) persoonsgegevens gebruikt of doorgegeven voor direct marketing.
Artikel 9: Uitwisseling van gezondheidsgegevens tussen gezondheidssystemen
ORTHOPEDIE VAN PARYS heeft een samenwerkingsverband met TRIUS NV, Henry Fordlaan 18, 3600 Genk (BOGS software). Via dit platform worden (medische) persoonsgegevens, na toestemming van de klant, via een beveiligde verbinding gedeeld met de ziekenfondsen.
Artikel 10: Personen waarvan gegevens verwerkt worden
Conform de wet betreffende de rechten van de klant wordt van elke klant een zorgvuldig bijgehouden klantendossier opgemaakt.
Deze gegevens worden, door de daartoe bevoegde medewerker van ORTHOPEDIE VAN PARYS ingezameld bij de klant zelf, tenzij een andere inzamelingswijze noodzakelijk is in het kader van de verwerking of omdat de klant zelf niet in staat is om de gegevens te verschaffen.
Artikel 11: De aard van de verwerkte gegevens
| Aard van de verwerkte gegevens | Bron |
Identificatiegegevens
|
|
Financiële en administratieve gegevens met betrekking tot de opdracht en facturatie
|
|
| Medische gegevens |
|
Artikel 12: Onderlinge verbanden, verbindingen en raadpleging
De persoonsgegevens bestaan deels elektronisch en deels op papier. Het betreft zowel administratieve gegevens, medische gegevens als financiële gegevens.
- Administratieve gegevens:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, geslacht, taal, geboortedatum, rijksregisternummer
- Contactgegevens: adresgegevens, telefoonnummer, GSM, Fax, Voorkeur communicatiekanaal
- Gegevens van de mutualiteit en andere verzekeringsorganismen
- Behandelende (voorschrijvende) huisarts
- Medische gegevens
- Financiële gegevens met betrekking tot facturatie
- Geleverde prestaties en producten
- Debiteurengegevens
Artikel 13: Beveiligingsprocedure
Om de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van de gegevens te waarborgen worden alle nodige voorzieningen getroffen.
De nodige technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om verlies, aantasting of bewerking van de gegevens te vermijden, alsook om de onwettige of ongeoorloofde opvraging, kennisname, verstrekking of verspreiding van deze gegevens te voorkomen.
Artikel 14: Bewaartermijnen
ORTHOPEDIE VAN PARYS neemt de volgende bewaartermijnen in acht:
- 7 jaar voor facturatiegegevens uit de klantenbestanden die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk.
- 7 jaar voor duplicaten van de getuigschriften voor verstrekte hulp en van
- 30 jaar voor medische
Vernietiging kan evenwel achterwege blijven indien:
- de bewaring vereist is op grond van een wettelijk
- de bewaring redelijkerwijze belangrijk wordt geacht vanuit medisch oogpunt of vanuit de levensverwachting van de klant, of vanuit de verdediging van zijn rechtmatige belangen of die van zijn
- over de bewaring overeenstemming bestaat tussen de klant en ORTHOPEDIE VAN PARYS.
Artikel 15: Verwijdering van gegevens
De (medische) persoonsgegevens kunnen uit de bestanden verwijderd worden in volgende gevallen:
- Bij het verstrijken van de bewaartermijnen, zoals voorzien in artikel 14;
- In de gevallen bepaald door of krachtens de wet;
- Bij het gerechtvaardigd verzoek van iedere belanghebbende
- Ingevolge een gerechtelijke beslissing
Artikel 16: Rechten van de klant in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Recht op transparante informatie
Aan het onthaal van de werkplaats van ORTHOPEDIE VAN PARYS ligt een exemplaar van deze privacyverklaring ter inzage.
Recht van inzage van de betrokkene
De klant die zijn identiteit bewijst, heeft het recht vanwege de verantwoordelijke voor de verwerking kennis te krijgen van:
- Het al dan niet bestaan van verwerkingen van zijn (medische) persoonsgegevens
- De verwerkingsdoeleinden
- De aard van de gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben
- De gegevens zelf die worden verwerkt en alle beschikbare informatie over de oorsprong van die gegevens tenzij de inzage van deze gegevens via de wet van het recht op inzage worden uitgesloten
- De ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt
De klant die zijn identiteit bewijst, heeft bovendien recht op een afschrift van zijn dossier.
Voor inzage en/of een afschrift van de (medische) persoonsgegevens dient de klant een verzoek in te dienen bij de zaakvoerder.
Binnen een maand na ontvangst van het verzoek wordt het verzoek behandeld. Deze periode kan, afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, met twee maanden worden verlengd.
Recht op rectificatie
Indien blijkt dat onjuiste, onvolledige of niet terzake dienende gegevens die op hem betrekking hebben verwerkt worden, heeft de klant het recht hiervan kosteloos verbetering te vragen. Hiertoe dient de klant een verzoek in te dienen bij de zaakvoerder. Gedurende de termijn nodig om de juistheid te controleren, kan de klant een beperking van de verwerking vragen eveneens door een verzoek in te dienen bij de zaakvoeder.
De verwerkingsverantwoordelijke zorgt dat iedere ontvanger van deze gegevens op de hoogte gebracht wordt van elke rectificatie van de persoonsgegevens.
Recht op verwijdering
Indien de klant meent dat zijn persoonsgegevens (bv. emailadres) niet meer mogen worden verwerkt (bv. omdat deze gegevens niet langer nodig zijn voor het verwerkingsdoel of onrechtmatig worden verwerkt), dan kan hij verzoeken dat zijn persoonsgegevens definitief gewist worden, met uitzondering van medische persoonsgegevens.
Artikel 17: Vraag, opmerking of klacht?
Overeenkomstig artikel 77 van de Algemene verordening gegevensbescherming kan de klant zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, indien hij van mening is dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op deze verordening.
Artikel 18: Inwerkingtreding en wijzigingen
Deze privacyverklaring treedt in werking op 18/05/2018
ORTHOPEDIE VAN PARYS behoudt zich het recht voor om zijn Privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.